Asiainhoidon tavoitteena on varmistaa sairaalan toimintaan liittyvän asiainhoidon tehokkuus sekä potilaiden asianmukainen palvelu.
Asiainhoitopalvelun tehtävänä on asiakirjojen rekisteröinti sekä niiden jakelun järjestäminen, arkistointi, arkistojen ylläpito sekä tietojen julkiseen arkistoon siirtäminen ja erilaisten asiakirjoihin liittyvien toimien valvonta. Kanslia ja arkisto toimivat asianhoitopalvelun alaisuudessa. Kanslia palvelee sekä työntekijöitä että potilaita. Kansliasta potilaat saavat esimerkiksi kopion sairauskertomuksestaan esittämällä vastaavan hakemuksen. Kanslia voi laatia potilaalle kopion hänen sairauskertomuksestaan ainoastaan silloin, kun potilaan sairauskertomus löytyy arkistosta. Sellaiset potilaan sairauskertomuksen osat, joita ei ole vielä lähetetty kansliaan, hoitaa vastaavan sairaalan yksikön toimistosihteeri.
Huomio! Sairauskertomukset sisältävät arkaluontoisia henkilötietoja. Arkaluontoisten henkilötietojen luovutukseen sovelletaan Viron lainsäädäntöä.
Hakemusten esittäminen sairauskertomuksen kopioiden saamiseksi:
1. Tulostettu ja täytetty hakemus jätetään kansliaan.
2. Tulostettu ja täytetty hakemus lähetetään postitse keskussairaalaan kansliaan.
3. Sähköinen hakemus lähetetään osoitteeseen info@regionaalhaigla.ee.
Huomio! Tulostettua hakemusta esitettäessä on esitettävä myös henkilöllisyystodistus. Postitse ja sähköisesti lähetettyyn hakemukseen on lisättävä selkeä kopio henkilötodistuksesta. Sähköinen hakemus allekirjoitetaan digitaalisesti.
Sairauskertomuksen kopiot:
1. Tulostettu kopio sairauskertomuksesta ja/tai radiologisten tutkimuksen tulokset luovutetaan allekirjoitusta vastaan kansliassa:
a. potilaalle itselleen;
b. potilaan lailliselle edustajalle.
2. kirjattuna kirjeenä potilaalle itselleen hänen ilmoittamaansa osoitteeseen lähetettynä.
3. Sähköisessä muodossa vain potilaalle itselleen (henkilötunnuksen nojalla) edellyttäen, että potilas voi avata digitaalisesti suojattuja asiakirjoja.
Huomio! Digitaalisesti suojatun asiakirjan voi avata henkilökortilla ja siihen liitetyillä PIN-tunnuksilla.
Sairauskertomuksen kopio ja/tai radiologisten tutkimusten tulokset luovutetaan viimeistään viiden arkipäivän kuluessa hakemuksen esittämisestä keskussairaalalle. Mikäli tietoja ei voida luovuttaa siitä syystä, että sairaalan hallussa olevat tiedot ovat puutteellisia, tästä ilmoitetaan potilaalle viiden arkipäivän kuluessa, jotta hakemusta voidaan tarkentaa tarvittavalla tavalla.
Potilaat voivat perehtyä digitaaliseen sairauskertomukseensa myös verkossa osoitteessa www.digilugu.ee.
Keskussairaalan kanslia toimii osoitteessa J. Sütiste tee 19, 13419 Tallinna, 1. kerros, ja on avoinna arkisin kello 8.00–15.30 välisenä aikana.